赤院院字〔2023〕97号
关于印发《赤峰学院采购管理办法(修订)》的通知
各单位:
《赤峰学院采购管理办法(修订)》经学校研究审议通过,现印发给你们,请遵照执行。
赤 峰 学 院
2023年7月10日
赤峰学院采购管理办法(修订)
第一章 总 则
第一条 为加强对采购活动的监督管理,规范采购行为,提高采购资金的使用效益,维护国家利益和社会公共利益,保护学校合法权益,促进廉政建设,依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《关于进一步完善自治区财政科研项目资金管理等政策的意见》、《内蒙古自治区财政厅关于明确政府采购工程项目有关事项的通知》等法律法规和财政部、自治区有关规范性文件以及关于全面深化改革、“放管服”改革等政策要求,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称采购,是指纳入学校预算管理的资金,以购买、租赁、委托、雇用等方式有偿取得货物、工程和服务的行为。
本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。
《中华人民共和国政府采购法》所称工程,是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。政府采购工程进行招投标的,适用《中华人民共和国招标投标法》。
本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其他采购对象。对于项目属性界定不清的,按照有利于实施原则执行。
第三条 学校采购工作遵循以下原则:
(一)依法依规原则。采购活动必须严格遵守国家的各项法律、法规、规章和规范性文件的要求,任何单位和个人不得以任何形式规避公开招标、政府采购以及学校集中采购。
(二)市场规律原则。采购活动必须遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实诚信的市场原则,尽可能压缩采购批次、降低采购成本。
(三)“五不采”原则。无计划不采购,无预算不采购,“三无产品”不采购,安装施工条件不具备不采购,能调剂不采购。
(四)“四权分离”原则。采购计划审批权、采购权、验收权、支付权必须分离。
(五)廉洁高效原则。所有采购参与者必须廉洁奉公、务求高效,维护赤峰学院良好形象。
(六)“谁采购谁负责”原则。采购项目承担单位(以下简称项目单位)和采购项目负责人(以下简称项目负责人)分别是采购项目的责任单位和第一责任人,承担采购的全部责任。
第四条 采购根据法律法规定义可分为政府采购和非政府采购。(一)政府采购。指根据国家和自治区有关规定,使用财政性资金采购依法制定的政府集中采购目录以内的或者分散采购限额标准(赤峰市本级80万元)以上的货物、工程和服务的采购行为。
我校政府采购包括:政府集中采购(含云平台电子卖场采购)、分散采购。
(二)非政府采购。指政府采购以外且使用纳入学校预算管理的资金所实施的采购。我校非政府采购包括:委托代理机构采购、项目单位部门采购。
第五条 我校采购根据组织形式可分为学校集中采购和项目单位部门采购。
(一)学校集中采购。
学校集中采购包括:政府集中采购(含云平台电子卖场采购)、分散采购,委托代理机构采购。
学校集中采购限额标准:自治区政府采购集中采购目录以外未达到赤峰市本级分散采购限额标准(80万元),科研仪器设备等采购预算18万元以上(财政评审后),其他项目采购预算15万元以上(财政评审后),根据国家有关政策法规、学校整体经济实力和市场变化可适时调整。
科研仪器设备指用于科研活动的仪器设备以及满足其使用功能所需的附件、软件,以及与科研有关的教学设备。经费来源为科研项目的,由项目负责人认定;其他经费来源的,由项目负责人和经费主管部门共同认定并出具认定意见。
1、政府采购目录内项目和达到学校集中采购限额标准的非政府采购项目由项目单位具体实施。政府采购项目按相关法律法规要求的方式在自治区政府采购云平台实施,非政府采购项目委托采购代理机构按本办法和《赤峰学院政府采购代理机构管理办法》规定实施,学校采购监督管理部门监督管理。
2、《赤峰市本级行政事业单位通用资产配置标准的规定》中所
列办公设备、办公家具,由学校资产管理部门申请预算代表学校集中组织采购,在自治区政府采购云平台实施。
(二)项目单位部门采购。
项目单位部门采购包括:项目单位部门集中采购、项目单位自采
1、预算5万元以上(科研项目8万元)但未达到学校集中采购限额标准(科研18万元,其他15万元)的非政府采购项目,由项目单位组织部门集中询价采购,学校采购监督管理部门审核后在学校校园网采购专栏发布询价、成交信息。学校软硬件条件具备后采取网上竞价方式实施采购。
2、预算未达到学校集中采购限额标准的非政府采购项目,不足5万元(科研项目8万元)的,项目单位不需报学校采购监督管理部门审批,项目单位自采。
第二章 工作职责
第六条 资产与实验室管理处是学校采购监督管理部门,负责按照国家和自治区法律法规和政策规定要求监督管理学校采购工作,并对采购工作的公平、公正和规范承担监管责任。主要职责:
(一)宣传、贯彻和执行国家采购法律法规和方针政策,拟订学校采购管理工作规章制度和工作流程;
(二)政府采购采购计划的审核和备案;
(三)监管项目单位依法依规实施政府采购和学校集中采购,做好项目单位部门采购项目的监督、指导、服务和检查工作;
(四)对专家论证后的采购文件进行复审;
(五)督促项目单位在法定时限内履行学校合同审核程序,督促项目单位在法定时限内将政府采购合同在自治区政府采购云平台备案以及履约监督;
(六)督促项目单位将政府采购、学校集中采购、项目单位部门集中采购文件资料整理和立卷建档报送采购监督管理部门和档案归口管理部门归档;
(七)建设、管理、维护和更新学校采购管理平台;
(八)受理与学校采购活动相关的质疑和投诉,督促项目单位组织代理机构、评审专家对质疑或投诉事项按照法定程序和时限进行回复,监督检查各单位的采购工作;
(九)完成学校交办的其他工作。
第七条 主管部门负责采购计划编报、论证审核和项目库建设管理等工作。用于教学的采购项目主管部门为教务处,用于科研的采购项目主管部门为科技处,图书资料主管部门为图书馆,办公设备和办公家具主管部门为资产与实验室管理处,装修、拆除、修缮、基建工程主管部门为后勤与基本建设处。
进口设备且单台(件)50万元以上的大型科研仪器设备和10万元以上的其他设备,需经主管部门(科研、教学等)论证,对其必要性、可行性和合理性以及预算价格是否为免税报价承担监管责任。
第八条 项目单位和项目负责人对项目采购的合法合规性、必要性、可行性、合理性、真实性和经济性等承担经济责任和法律责任,具体负责采购项目的实施。主要职责:
(一)加强内部控制,组织学习学校的采购相关政策和规定,强化本部门采购人员的职业道德和岗位职责。
(二)负责采购项目的立项和采购预算、意向、采购需求的编报,并在政府采购预算中预留面向中小微企业采购份额;
(三)负责按照“集体决策、货比三家”的要求,进行采购项目前期调研论证,科学、合理地确定采购需求技术、经济指标要求、评审办法和采购方式;
(四)负责对政府采购云平台委托采购项目,在采购活动开始前编制并审查采购需求以及采购需求管理中的重点风险事项,班子会或党政联席会审议通过采购需求;
(五)负责根据学校批复的预算统筹安排同类采购项目的实施,优化采购批次,避免重复购置和盲目购置,切实提高资金使用效益;
(六)负责采购文件的编制审核确认和技术参数释疑;
(七)参加并选派代表参与采购评审或实施采购;
(八)负责履行采购合同的审核流程、督促中标供应商履约、组织采购项目的验收、办理资金支付;
(九)负责按照“全程留痕、可追溯”要求,实施采购并及时立卷建档采购相关全部资料向采购监督管理部门和档案归口管理部门报送电子档案,建立本单位年度集中采购项目台账报送档案归口管理部门和学校采购监督管理部门。
(十)负责协助档案归口管理部门向年度工作审计、干部离任审计、学校党委巡察、自治区党委巡视等工作报送集中采购项目档案。
第九条 学校各项目单位须明确一位采购工作负责人和一位采购工作经办人。负责人负责本单位采购活动的组织、协调、实施与审批等工作,一般应由班子成员担任,班子成员人数较少的也可由班子集体研究确定一位熟悉学校采购政策的其他人员担任。经办人负责政府采购具体业务办理和法制事务联络工作。
第三章 采购意向公开、需求管理和单一来源计划审批
第十条 除上级主管部门(财政部、自治区财政厅)规定的可不予意向公开的情形外,按项目实施的政府采购云平台中属一般采购项目的须在采购活动开始前30日,由项目单位负责人(或经办人)通过
学校采购监督管理部门在“中国政府采购网内蒙古自治区分网”(www.ccgp-neimenggu.gov.cn)公开采购意向,内容主要包括采购项目名称、预算金额、预计采购时间,采购名称、数量、主要功能或目标以及需满足的质量、服务、安全、时限等要求。未按要求公开采购意向的采购项目,不得开展政府采购活动。
第十一条 通过自治区政府采购云平台委托采购的项目,项目单位和项目负责人须先明确需求,在采购活动开始前自行或者委托代理机构、咨询机构,按照厉行节约原则和预算绩效目标,通过网上查询、实地考察等方式对采购项目的市场技术或者服务水平、供应、价格及潜在供应商数量(不少于三家)、资质、实力等情况进行市场调查,根据调查情况、资产配置标准,结合工作实际及采购功能或者目标,科学、合理地确定采购需求。
第十二条 采购需求包含拟采购标的及其需满足的技术、商务要求,技术要求包括性能、材料、结构、外观、安全,或者服务内容和标准等功能和质量要求;商务要求包括交付(实施)的时间(期限)和地点(范围),付款条件(进度和方式),包装和运输,售后服务,保险等时间、地点、财务和服务要求。
第十三条 项目单位和项目负责人可在采购代理机构协助下根据采购需求特点编制采购需求。采购需求包括采购项目预(概)算、最高限价,开展采购活动的时间安排,采购组织形式和采购方式,采购包划分与合同分包,供应商资格条件,采购方式、竞争范围和评审规则,合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。采购包划分要按照有利于选择采购方式、落实采购政策、促进公平竞争、平衡成本效益等原则确定。合同分包要按照技术、产品协作实际需要和支持创新、促进中小企业发展等政府采购政策要求确定。
第十四条 政府采购、分散采购限额标准(赤峰市本级80万元)以上,200万元以下的货物和服务采购项目、400万元以下的工程采购项目,适宜由中小企业提供的,项目单位须专门面向中小企业采购。超过200万元的货物和服务采购项目、超过400万元的工程采购项目中适宜由中小企业提供的,预留该部分。
采购项目预算总额的40%以上专门面向中小企业采购,其中预留给小微企业的比例不低于60%。预留份额通过下列措施进行:
(一)将采购项目整体或者设置采购包专门面向中小企业采购;
(二)要求供应商以联合体形式参加采购活动,且联合体中中小企业承担的部分达到一定比例;
(三)要求获得采购合同的供应商将采购项目中的一定比例分包给一家或者多家中小企业。
组成联合体或者接受分包合同的中小企业与联合体内其他企业、分包企业之间不得存在直接控股、管理关系。
第十五条 项目单位可在采购文件中明确要求中标(成交)供应商以金融机构、担保机构出具的保险、保函或者支票、汇票、本票等非现金形式提交投标保证金、履约保证金,投标保证金不得超过采购项目预算金额的2%,履约保证金金额不超过合同总价的10%。保证金由供应商向学校财务部门缴纳,财务部门为供应商出具相应收据。政府采购中只能收取投标保证金和履约保证金,不得收取没有法律依据的保证金。建设工程项目质量保证金预留比例不得高于工程价款结算总额的3%。
第十六条 学校建立采购需求审查工作机制。委托代理机构采购的项目由代理机构抽取专家在采购活动开始前,针对采购需求管理中的重点风险事项,对采购需求进行审查。审查分为一般性审查和重点审查。一般性审查主要审查是否按照规定的程序和内容确定采购需求。审查内容包括,采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定;对采购方式、评审规则、合同类型、定价方式的选择是否说明适用理由;属于按规定需要报相关监管部门批准、核准的事项,是否作出相关安排。重点审查是在一般性审查的基础上,进行合法性审查、公平竞争审查、履约风险审查等。对于审查不通过的,须修改采购需求的内容并重新进行审查。
须开展需求调查和重点审查的项目由项目单位签字盖章后报送学校采购、财务、业务、监督等内部机构进行审查。
第十七条 对于下列政府采购项目,须开展需求调查和重点审查:(一)1000万元以上的货物、服务采购项目,3000万元以上的工程采购项目;
(二)涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目,包括政府向社会公众提供的公共服务项目等;
(三)技术复杂、专业性较强的项目,包括需定制开发的信息化建设项目、采购进口产品的项目等;
(四)项目单位认为需要开展需求调查的其他采购项目。
第十八条 达到公开招标数额标准(400万元)的政府集中采购项目、分散采购项目如需单一来源采购,项目单位组织专家论证后报赤峰市财政局审批。未达到公开招标数额标准的集中采购项目、分散采购项目如需单一来源采购,项目单位组织专家论证后报分管校领导、分管采购校领导、校长审批。集采目录以外、分散采购限额标准以下项目,二次公告后仍不足三家供应商投标的项目,项目单位组织专家论证后报分管校领导、分管采购校领导、校长审批。
第四章 采购方式及其流程、要求
第十九条 政府集中采购项目和分散采购项目在自治区政府采购云平台分别委托政府集中采购代理机构、委托社会代理机构实施采购,采购的方式有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、竞争性磋商、单一来源采购等方式。(附件1:政府集中采购及分散采购工作流程)
属政府采购云平台电子卖场采购项目按照电子卖场规则实施采购。(附件2:电子卖场采购工作流程)
属政府采购集中采购目录以外、限额标准以下,达到学校集中采购限额标准的项目委托代理机构依法实施采购,采购的方式有邀请招标、竞争性谈判、询价、竞争性磋商、单一来源采购等方式。(附件3:委托代理机构采购工作流程)
项目单位部门集中采购的方式为询价。(附件4:项目单位部门采购工作流程)
项目单位自采项目不限定。
科研急需的设备、耗材采用特事特办、急事急办的采购机制,属集中采购目录内或分散采购限额标准以上的项目,可不执行自治区政府采购相关政策,不进行招投标程序。采购计划、采购合同需在政府采购云平台进行备案(内财购〔2022〕798号)。自治区政府采购集中采购目录:所列项目不包括高校、科研机构所采购的科研仪器设备,由项目单位确定是否属于科研仪器设备,如果是即可自行采购。
政府采购项目采购方式依据国家法律和自治区规范性文件选择。
非政府采购项目采购方式参照自治区规范性文件根据采购项目特点本着对学校最有益、对教学最有益、对科研最有益、对行政办公最有益且采购周期短效率最高的原则选择,对于界定不清的项目,本着有利于实施采购的原则选择。
第二十条 政府采购项目须严格按照国家、自治区有关法律法规和政策文件执行。
非政府采购的集中采购委托采购项目,另需特别说明:
(一)采购文件编制、采购实施流程、供应商资格条件、综合评分法评审要素可根据项目需要设定,尽量但并非必须完全按照政府采购法规定要求执行,但不得违反《内蒙古自治区政府采购常见违法违规清单》要求;
(二)评审/谈判/磋商/询价/小组由项目单位代表、专家共3人及以上单数组成,专家人数不得少于三分之二;
(三)涉及现场踏勘的工程类项目或需要提供定制样品的货物类项目,供应商递交响应文件的时间自公告发布之日起一般不少于10日。
第二十一条 关于供应商报名 政府采购、非政府采购的集中采购委托采购:严格按照国家、自治区有关法律法规和政策文件执行。
第二十二条 关于响应文件递交 政府采购、非政府采购的集中采购委托采购:严格按照国家、自治区有关法律法规和政策文件执行。
第二十三条 关于开标评标(评审)
(一)公开招标:评标(评审)小组根据采购文件和供应商的响应文件进行初步评审,将供应商的报价、技术指标、商务业绩、售后服务以及对采购文件相应要求内容的响应情况,按综合评审法进行评审,对响应文件的每一项指标进行审查、核对并计算分数值,最后汇总比较,评标小组应根据综合评分情况,按照评审得分由高到低顺序推荐3名及以上成交候选供应商,项目单位须按此顺序确定成交供应商或授权评标小组直接确定排名第一的成交候选人为成交(中标)供应商。
(二)竞争性磋商:磋商小组根据采购文件和供应商的响应文件进行初步评审,并根据评审需要与供应商就采购需求、商务和技术要求进行磋商,并要求供应商做出澄清、承诺和重新报价。磋商完成后,参加磋商的供应商应在规定的时间内提交最终报价和新方案(如有),最终报价是供应商响应文件的有效组成部分。评审小组将供应商的报价、技术指标、商务业绩、售后服务以及对采购文件相应要求内容的响应情况,按综合评审法进行评审,对响应文件的每一项指标进行审查、核对并计算分数值,最后汇总比较,磋商小组应根据综合评分情况,按照评审得分由高到低顺序推荐3名以上成交候选供应商,项目单位须按此顺序确定成交供应商或授权磋商小组直接确定排名第一的成交候选人为成交(中标)供应商。
(三)竞争性谈判:谈判小组所有成员应当集中与单一供应商进行一对一保密谈判,按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则,按顺序排列推荐成交候选供应商,项目单位须按此顺序确定成交供应商或授权谈判小组直接确定排名第一的成交候选人为成交(中标)供应商。
(四)询价采购:采取最低评标价法。在满足询价采购文件实质性要求前提下,询价小组按照报价由低到高排列供应商顺序(报价相同时,按响应技术参数优劣排列),并推荐排名第一的供应商为成交(中标)供应商。
(五)单一来源采购:采购代理机构应当组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量。
(六)评审方法:政府采购项目评审方法分为综合评分法、最低评标价法及政策法规允许的其他评审方法;非政府采购项目评审方法根据项目特点参考政府采购制定;采购文件中没有规定的评审标准和方法不得作为评审的依据。
第二十四条 项目单位申请单一来源采购方式前,另需:
(一)组织3名及以上单数的相关领域专家对供应商唯一性进行论证并出具《单一来源采购方式论证意见》。
(二)达到公开招标数额标准(400万元)的政府集中采购项目、分散采购项目经赤峰市财政局批准后在内蒙古政府采购网公示且不得少于5个工作日;非政府采购委托采购项目经学校批准后委托代理机构采购的在中国政府采购网网站公示且不得少于5个工作日,公示内容:采购单位、采购项目名称和内容;拟采购的货物或者服务的说明;采用单一来源采购方式的原因及相关说明;拟定的唯一供应商名称、地址;论证专家对相关供应商因专利、专有技术等原因具有唯一性的具体论证意见,以及专业人员的姓名、工作单位和职称;公示的期限;采购单位的联系地址、联系人和联系电话。
(三)任何供应商、单位或者个人对单一来源采购方式有异议的,必须在公示期内反馈书面意见。如有异议,公示期结束5个工作日内,采购单位须进行补充论证,论证认为异议成立的,更改采购方式;论证认为异议不成立的,须向异议提出方反馈论证意见,并将异议意见和补充论证意见交学校采购监督管理部门审核备案。
第二十五条 为开展日常工作所需的办公文化用品、办公日杂、办公耗材、维修配件等消耗性材料,因市场货源充足价格透明,由项目单位随时按需采购,不做询价要求。复印纸、印刷服务等属自治区政府采购目录内政府采购云平台电子卖场采购的由项目单位向学校财务部门申请将预算加政府采购标识推送至云平台,由学校采购监督管理部门、项目单位按照云平台电子卖场规则组织实施。
第二十六条 预算达到赤峰市本级分散采购限额标准(80万元)以上的与构筑物、建筑物新建、改建、扩建无关的单独装修、拆除、修缮工程,项目单位须在自治区政府采购云平台公开采购意向、备案采购计划、委托采购代理机构履行采购有关程序,此类项目适用法律为《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例,详细流程见附件1。
构筑物、建筑物新建、改建、扩建及相关的装修、拆除、修缮工程及工程监理,适用法律为《中华人民共和国招投标法》及其实施条例。
第二十七条 出版服务,属集中采购目录以外且未达到分散采购限额标准的,因出版需求大于供给和所要出版的著作对出版社等级或级别的需求等采购项目特点,项目单位或科研项目负责人自采,不做询价要求。
第二十八条 横向科研项目经费用于采购的,以及其他资金来源不属于纳入学校预算管理资金的科研项目,不属于本办法管理范围。由科研项目单位或科研项目负责人自采,不做询价要求。
第二十九条 由我校科研团队或二级学院投标外单位采购项目的,是否中标具有不确定性,中标履约使用的合同款不属于纳入学校预算管理的资金,不属于本办法管理范围,不做询价要求。
第三十条 紧急采购
(一)《中华人民共和国政府采购法》第八十五条规定,对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购,不适用本法。除此规定外,自治区明确,对因严重自然灾害和其他不可抗力事件、其他发生不可预见的紧急情况(非采购人自身原因造成)不能或来不及履行政府采购程序的政府采购项目,经主管预算单位同意后,由采购人按照采购需求直接完成采购并及时报同级财政部门备案。
(二)学校集中采购范围内的非政府采购项目的紧急采购,如疫情紧迫急需的防疫物资、供水抢修、供暖抢修、供电抢修、网络通讯抢修、电梯抢修等为完成急迫任务而进行的采购活动,经分管项目单位学校领导和分管采购学校领导批准由项目单位按照采购需求直接完成采购并及时报学校采购监督管理部门备案。
第五章 合同履约验收
第三十一条 政府集中采购项目、学校集中采购项目、项目单位部门集中采购项目须在中标或成交通知书发出30日内签订采购合同。
项目单位自采项目,即时结清的项目无需签订合同。存在纠纷争议风险的项目:会议培训服务、委托服务业务、外出租赁交通工具、设备短期租赁业务、房屋租赁、修缮工程、购买保险需签订合同。
需签订采购合同的集中采购项目,项目单位应在中标(成交)通知书发放后30日内,在采购代理机构配合下(委托采购项目),使用采购文件中制式合同文本履行学校合同审核程序后由学校法人(或授权代表人)签订书面合同。在自治区政府采购云平台委托采购的项目须在签订合同2个工作日内报学校采购监督管理部门在云平台备案。
构筑物、建筑物新建、改建、扩建及相关的装修、拆除、修缮工程及工程监理,属于必须招标的工程项目,适用《中华人民共和国招投标法》及其实施条例和《必须招标的工程项目规定》(国家发改委令第16号),按照“谁审批、谁负责、谁监管”的原则组织实施,项目单位报学校财务管理部门将项目预算指标加政府采购标识推送至政府采购云平台,报学校采购监督管理部门按无过程采购备案计划;项目单位须在签订合同2个工作日内报学校采购监督管理部门在政府采购云平台备案合同。
属自治区政府采购云平台电子卖场项目,按照其规则签订、备案合同。
第三十二条 政府采购合同双方必须按照采购文件和中标(成交)供应商的投标(响应)文件签订合同,不得对采购文件和中标(成交)供应商的投标(响应)文件的实质性内容进行修改。合同中的采购标的、采购数量、采购金额、规格型号、技术指标、质量标准、质量保证期、交付日期、售后服务承诺以及合同期限等实质性内容必须与中标(成交)供应商的投标(响应)文件一致。
第三十三条 非政府采购由于项目实际需求等发生变化,需要对采购内容和数量进行调整时,项目单位必须先按照采购文件和中标(成交)供应商的投标(响应)文件的约定签订合同,再针对不同情况采取如下办法处理:(一)采购内容和数量减少导致实际成交金额减少的;(二)采购内容和数量增加导致实际成交金额增加,增加的部分金额在政府采购限额标准以下且未超过原合同金额10%的,同时合同总金额不超过原采购预算额度的。涉及货物和服务的,以签订补充协议的方式另行约定,但减少或增加的金额须依照成交供应商投标(响应)文件中所报项目的单价核算;涉及工程的,以签证单或决算报告代替补充协议。涉及第(二)款中增加的部分金额超过原合同金额10%的,或者虽未超过原合同金额10%但超过政府采购限额标准的,需在经费落实的前提下,就增加的内容重新提出采购申请。
第三十四条 项目单位和项目负责人负责督促中标(成交)供应商按合同履约,并负责履约的具体工作。项目单位须及时将合同履行过程中出现的问题反馈学校采购监督管理部门,对当年未能完成的项目,项目单位须及时(学校财务年度结算前至少一个月)书面通知学校财务管理部门和学校采购监督管理部门。
第三十五条 学校集中采购委托采购项目、项目单位部门集中采购项目、云平台电子卖场项目,项目单位应成立验收小组(验收小组应为3人及以上单数组成)按照采购合同约定的验收标准,对采购标的、供应商履约情况进行全面验收,验收合格后资产类按照资产与实验室管理处提供的范本出具验收报告(单、书)。(一)适用于政府采购法及其实施条例的政府采购工程类采购项目:由项目单位组织后勤与基本建设处、使用单位、资产与实验室管理处和相关单位,按照合同约定及行业标准和规范进行验收。(二)货物类采购项目:由项目单位在到货安装调试培训完成后即组织验收。属资产类采购项目验收由资产与实验室管理处选派人员进行复核并在验收报告上签署意见。非资产类货物由项目单位及使用人自行验收、出具验收报告(例如:杂志、复印纸等)。(三)服务类项目原则上由项目单位和被服务单位或人员代表验收、出具验收报告。
第三十六条 货物(设备)类项目,验收内容包括实物和技术两部分。(一)实物验收:通过对比合同、到货清单和到货实物,完成外观、数量、型号、材质、配置、资料(如产品说明书、操作规程、检修手册、出厂检验合格证、保修卡、软件、图表)等实物内容的核对及检查工作。(二)技术验收:检查货物(设备)是否按规范进行安装;通过运行调试(包括功能调试、技术指标调试、整机统调等)对性能指标、技术质量等进行检测;供应商是否按照合同要求提供人员培训、完成履约任务。
第三十七条 对国家和自治区规定由指定机构检验、检测的,或合同中约定由有资质的第三方验收的仪器设备,按相关规定或合同约定执行;大型或者复杂的货物和服务项目,以及特种设备,项目单位专业人员不具备验收能力的,应当委托国家认可的质量检测机构检验。相关检验检测报告应该作为验收工作的要件材料。应在采购文件和合同中明确检验检测费用由中标(成交)供应商支付或出具检测报告。
第三十八条 验收结果分为验收合格和验收不合格。验收合格的项目,项目单位应当根据采购合同的约定向供应商支付采购资金、退还履约保证金。验收不合格的项目,不得向供应商支付采购资金、退还履约保证金,并协调供应商做好如下整改工作:(一)出现数量短缺、技术资料不齐全的,及时通知供应商补充;(二)货物达不到技术指标要求的,要及时要求供应商提供再次调试、测试的技术支持和协助;(三)货物名称、型号与合同要求不符的,项目单位应予拒收,并要求供应商按合同约定提供符合要求的货物;如因项目单位对专业设备命名不规范造成的货物名称不一致则以生产厂家行业规范命名为准。(四)服务项目,在履约过程中不符合合同约定的,应当通知供应商采取措施以达到合同约定的要求。(五)进口货物类项目,项目单位须在索赔期(合同约定)前30天内提出整改事项,整改后要重新组织验收。(六)整改合格的,报分管项目单位学校领导和分管采购学校领导审批通过视为验收合格;整改后仍有一定瑕疵,经项目单位和验收小组审议,认为不影响整体使用效果,且供应商提出有效补偿或补救措施的,可以不予退货,报分管项目单位学校领导和分管采购学校领导审批,审批通过视为验收合格;整改不合格的,按合同约定进行索赔。
第六章 采购档案管理
第三十九条 政府集中采购项目、学校集中采购项目、项目单位部门集中采购项目的采购档案管理实行归口管理和台账备案制。维修(修缮)工程、建设工程类档案归口管理部门为后勤与基本建设处;货物(资产设备)类档案归口管理部门为资产与实验室管理处;与工程无关的服务类、货物(非资产设备)类采购档案归口管理部门为资产与实验室管理处。学校各项目单位是采购的主体,是采购项目的责任单位,负责采购项目档案的建档、保存和向档案归口管理部门、采购监督管理部门报送电子档案归档。如有需要,负责协助归档案口管理部门向年度审计、干部离任审计、学校党委巡察、自治区党委巡视等工作提交报送采购档案材料,负责在12月15日前向档案归口管理部门和学校采购监督管理部门报送本单位年度集中采购项目电子档案和台账。
第四十条 学校各项目单位应对采购形成的采购文件收集、整理、妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁,已办结项目的采购文件资料在办理合同款支付前及时建档(包括纸质和电子档案)。纸质原件档案项目单位自行留存或按照《赤峰学院档案实体分类法与赤峰学院档案工作规范》“以项目为单位的各类档案,如基建、科研、设备类档案,由项目承办单位于项目验收后两个月将材料送交档案室”,电子档案报送档案归口管理部门和采购监督管理部门归档。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。项目单位保存采购档案至年度审计、干部离任审计、学校党委巡察、自治区党委巡视等工作完成。
第四十一条 采购档案根据学校集中采购委托采购组织形式和采购方式可包括学校审批(或科研项目立项)材料、建设项目投资评审意见(预算金额达到赤峰市财政局投资评审有关事项通知:10万元且无国家政策、政府等相关部门文件有明确支付标准的项目)、项目备案材料(政府集中采购项目、分散采购项目)、委托采购材料(委托采购项目的委托协议、建设工程委托招标的委托合同、法人授权委托书)、采购文件(公开招标、磋商、询价等方式对应)、采购需求及采购文件论证意见(如果有)、采购文件公平竞争审查(政府集中采购项目、分散采购项目)、采购文件合法性审查资料(政府集中采购项目、分散采购项目)、响应文件(或报价单)、评标报告(或评审报告或采购活动记录)、定标文件(中标(成交)通知书)、合同文本及审核表、合同备案表(政府集中采购、分散采购)、验收报告(单、书)、评审(政府集中采购项目、分散采购项目、委托采购项目)过程中的影像资料(刻录为光盘)、质疑答复(如果有)、投诉处理决定(如果有)及其他有关文件、资料(如果有)。纸质档案及电子档案:云平台委托采购项目为全线上流程,建档归档以电子档案为主;分散采购限额标准以下线下委托代理机构采购的非政府采购项目,建档归档以纸质档案为主。
项目单位部门集中采购询价采购档案可包括:学校审批(或科研项目立项)材料、建设项目投资评审意见(预算金额达到赤峰市财政局投资评审有关事项通知:10万元且无国家政策、政府或相关部门文件有明确支付标准的项目)、询价采购文件、报名表及报名材料、签到表及报价单、采购活动记录、合同文本及审核表、验收报告(单、书)纸质档案及PDF格式电子档案。
政府采购云平台电子卖场采购项目可包括:学校审批(或科研项目立项或自有运行经费说明)材料、建设项目投资评审意见(预算金额达到赤峰市财政局投资评审有关事项通知:10万元且无国家政策、政府或相关部门文件有明确支付标准的项目)、项目备案材料、合同、 合同备案表、支付通知书、验收报告(单)。纸质档案
第七章 质疑与投诉
第四十二条 参与采购活动的供应商对所参与学校采购项目有疑问的可以提出询问,学校采购监督管理部门监督项目单位和采购代理机构(委托采购项目)在5个工作日内给予答复,但答复的内容不得涉及商业秘密。
第四十三条 在学校采购活动中享有权利和承担义务的各类主体认为采购文件、采购过程和中标(成交)结果使自己的权益受到损害的,可以在知晓或者应知其权益受到损害之日起7个工作日,以书面形式向项目单位或其委托的采购代理机构提出质疑。其中,委托采购代理机构采购的项目应向采购代理机构提出质疑。采购代理机构应当在7个工作日内以书面形式答复质疑供应商和其它有关主体,但答复内容不得涉及商业秘密。
第四十四条 质疑当事人对答复不满意或者相关单位未在规定的时间内做出答复的,政府采购项目可以在答复期满后15个工作日内向赤峰市采购监督管理部门投诉,非政府采购项目可以在答复期满后15个工作日内向赤峰学院采购监督管理部门投诉。
第四十五条 学校相关单位、学校法务、受托代理机构有责任协助项目单位开展调查、协调工作,答复质疑、投诉事项。
第八章 纪律、监督及责任追究
第四十六条 学校严明采购工作纪律,规范采购当事人的采购行为;学校各单位须建立健全内部监督管理制度,明确采购活动的决策和执行程序,按照职责清晰、权责对等、相互制约的原则明确采购经办、管理及相关人员的岗位职责。
第四十七条 学校各单位及采购工作相关人员,必须增强法律意识,严格遵守国家、自治区的法律法规和学校规章制度,认真、规范地组织实施采购活动,涉嫌违规违纪违法的须承担相应责任。
第四十八条 纪律检查委员会(监察处)、审计处、资产与实验室管理处等监管部门可采取重点参与、适时监控、随机抽查、专项调查等方式对项目单位采购活动进行监督检查。当事人应如实反映情况并提供有关材料。
第四十九条 对参与采购活动的工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,学校将依法追究纪律责任。构成犯罪的,将移交司法部门处理。
第五十条 供应商在参与学校采购活动的过程中有不良记录的,学校采购监督管理部门应记录其不良行为,并视情节上报上级财政部门。情节严重构成犯罪的,移交司法部门处理。
第九章 附则
第五十一条 本办法未尽事宜按上级管理部门政策执行,上级管理部门如有新政策和规定出台,按新政策和规定执行。本办法规定按日计算期间的,期限的最后一日是国家法定节假日的,顺延到节假日后的次日为期限的最后一日;本办法所称的“以上”“以下”“内”“以内”,包括本数;所称的“不足”“未达到”,不包括本数。
第五十二条 因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购,可以不执行本法关于采购方式、程序和信息公开的相关规定,但应当妥善保存与采购相关的文件和记录。市场供应能力、供应时间能满足应急救援需要的,采购人不得因紧急采购排除竞争。供应商不得以明显不合理的价格、支付要求等交易条件参与紧急采购。
第五十三条 按照自治区财政厅《关于贯彻落实过紧日子要求加强政府采购需求管理的通知》(内财购〔2022〕1335号)以及加快采购预算执行的相关要求,根据采购项目程序及完成时限要求,坚决杜绝“突击花钱”和“突击采购”。每年11月1日起不再受理需进行采购意向公开和财政预算评审的采购项目,11月15日起不再受理项目单位部门集中采购的项目。
第五十四条 本办法学校采购监督管理部门负责解释。
第五十五条 本办法自发布之日起施行。《赤峰学院采购管理办法(试行)》(赤院院字〔2021〕51号)同时废止。学校原有政府采购相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。为解决教学和科研一线“急难愁盼”的问题,自本办法发布前已启动的采购项目,如果依照本办法执行,流程更简化、采购效率更高可按本办法执行。
附件:1.政府集中采购及分散采购工作流程
2.政府采购电子卖场采购工作流程
3.委托代理机构采购工作流程
4.项目单位部门采购工作流程