赤 峰 学 院 文 件
赤峰学院大宗物资采购工作程序
(试 行)
为了进一步规范我院政府采购部门集中部分和政府采购目录限额以下的物资采购管理，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》、《事业单位国有资产管理暂行办法》、《赤峰学院大宗物资采购管理实施方案》的主要精神，遵循“决策权、执行权、监督权”既相互制约又相互协调的原则，结合我院实际，制定大宗物资采购工作程序。
一、拟定年度和学期物资采购计划
1、计划的制定。各单位根据学院年度预算、职责范围和年度工作计划，负责组织拟定年度物资采购计划及初审工作。
2、可行性论证。属于基建项目或额度较大的物资采购要进行必要的可行性论证。
3、填报购置计划。
二、经费预算审核
4、拟申报采购大宗物资的单位填报购置计划后由单位负责人签字盖章，经部门分管领导签署意见后报国有资产管理处。
5、国有资产管理处牵头，组织计划财务处、监审处、使用单位等相关部门在对市场状况充分调查了解的基础上，对采购计划进行审核。
6、市场调研审核结束后，由国有资产管理处负责报学院分管领导审定。
三、审查与报批
7、国资处编制立项计划，报院长或院长办公会、党委会审批。
8、国资处对审批通过的采购项目下达采购计划。
9、计划财务处对大宗物资采购项目进行预算审核，作出书面审核报告。
10、通过审批的采购计划送交纪委（监审处）监督执行。
四、招标采购
国有资产管理处根据采购计划按照资金额度的大小及其物资属性采取招标采购、集中采购、委托采购三种方式，以招标采购为主进行采购。
（一）招标采购
11、编制标书
国有资产管理处会同使用单位起草编制标书，标书一般应包括以下内容：
（1）项目名称；
（2）招标的时间、地点、联系人、联系电话；
（3）项目的数量及规格、型号、详细技术参数；
（4）供货方式或工期要求；
（5）投标单位证件及资质要求；
（6）售后服务要求、货款结算方式；
（7）投标报价截止日期。
12、发布招标公告
招标公告要在政府采购网和校园网（首页）上发布。
13、审查投标厂家资格
投标厂家资质证书齐全，具有独立的法人实体资格，符合条件的均可参与竞标。具体负责基建、采购项目的职能部门工作人员的近亲属及其他利害关系人，不得报名参加该工作人员所负责的相关项目的竞、投标。
14、与供应商谈判
（1）成立谈判小组（由不少于三人以上的单数组成）。谈判小组由采购单位的代表、有关专家和相关部门人员组成，确定主谈判人。
（2）制定谈判文件。谈判文件要明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准。
（3）确定参加谈判的供应商。谈判小组从符合资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商谈判。
（4）谈判。谈判小组成员集中与单一供应商分别进行谈判，谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的资料、价格和其他信息。
（5）招标谈判应在纪委（监审处）的监督下进行。
15、评标
（1）采购工作领导小组按照《政府采购法》组成评标小组对竞标单位进行评标；
（2）评标小组根据标书的要求对不同投标单位投标书中物资的技术指标、配置、报价、售后服务承诺、付款要求等内容进行认真评审和排序；
（3）经评标小组评审，认为所有投标都不符合招标文件，可以否决所有投标，由国有资产管理处重新组织招标；
（4）评标工作必须在纪委（监审处）的监督下进行，对违反规定和程序的评标行为，纪委（监审处）可以提出质疑或报学院领导重新审定。
16、定标或流标
中标厂商选定后，由采购工作领导小组发出《中标通知书》，学院院长或院长授权代表人代表学院与供货方签订合同，同时各申购单位负责人在接到国有资产管理处关于签订合同的认定单后进行确认签字盖章。中标结果应在政府采购网和校园网（首页）上公示。
若有效投标人不足三家或对招标文件实质性响应的不足三家为流标，国有资产管理处重新组织招标。
（二）集中采购与委托采购
17、使用量大的低值易耗品和小型物资，应通过招标程序，采取集中定点采购方式。在确定物资采购计划后，对物资的属性分类，按照保质、比价的原则，通过公开招标确定信誉高、服务好、实力强的生产厂家或大型综合商场作为学院物资商品供应点。对于专业性、技术性特别强的项目，可以聘请有关专家参与，严把质量关。
（三）协议供货
18、为提高采购效率，节约资金，降低采购成本，减少供应商的销售成本，对于价格浮动不大、品种规格相对单一、相对标准的，如普通办公用品、标准耗材、日常维护维修物资、实验材料等采取协议供货。
五、采购物资验收
19、学院大宗物资采购工作领导小组负责组织验收工作。
20、学院大宗物资采购领导小组按照物资采购合同约定，组成资产验收小组，物资使用单位作为第一责任人配合验收小组在三个工作日内完成资产验收工作。
21、验收小组应按原始采购协议、合同等材料，认真审核资产的每一项关键性能指标，并做好验收记录。
22、资产验收合格，验收小组人员填写《资产验收报告》并签字，按照资产管理权限入账，交付使用单位使用。在验收未达到质量要求时应做退货处理。
23、验收合格资产的相关资料，由国有资产管理处按档案管理要求存档。
24、未在时限内完成验收，验收小组及物资使用单位书面说明理由，报学院大宗物资采购领导小组办公室。
25、资产验收小组发现所验收的资产存在问题时，应形成不合格验收说明，详细描述不合格现象及可能的原因，报学院大宗物资采购领导小组，验收终止。
26、验收结果公布于校园网“校务公开栏目”。
27、验收工作需在纪委（监审处）的监督下完成。
六、采购资金的支付
28、采购活动付款要与合同履约进度情况相协调，以“保证供应、保证质量，最大限度降低资金风险”为原则。计划财务处凭采购单、供货合同、资产验收报告等必备资料作为付款依据。
七、审计
29、审计工作由监审处负责或由监审处委托中介负责审计，审计结论作为决算依据。
（1）对物资采购部门是否遵循公开、公正、平等、择优及维护学院利益的原则进行监督。
（2）对采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，是否遵守采购回避制度进行监督。
（3）对物资采购内部控制进行审计。
（4）对物资采购计划的编制和执行情况进行审计。
（5）对物资采购范围进行审计。
（6）物资采购招投标情况进行审计。
（7）对物资采购合同的签订和履行等其他内容进行审计。
附件：大宗物资采购工作流程图
jwjcc/upfiles/file/20110706085150.doc
赤 峰 学 院
2011年7月5日